Nyomtatás

Az interneten – vagy ha úgy tetszik, a számítási felhőben – egyre több ügyviteli szolgáltatás érhető el Magyarországon is. Ezek mellé felsorakozott a számlázás is, amit már akár ingyen is igénybe lehet venni.

Ügyviteli szolgáltatás a számítási felhőn keresztül

A számla kiállítása minden vállalkozás életében az egyik legörömtelibb pillanat, de bármennyire is örömteli, egy idő után fárasztó lehet. Egy mikro- vagy kisvállalkozás általában egyszerű számlatömbbel kezd: az ügyvezető vagy ezzel megbízott munkatársa lelkesen körmöli, javítja, esetleg sztornózza a számlákat, írja rá a neveket, címeket, számolja az áfát, adja össze a végösszeget, aztán tépi ki az első és másodpéldányt, hogy eljuttassa a vevőnek és a könyvelőnek.

Könnyen beláthatjuk, hogy a folyamat munkaigényes, sok hibalehetőséget rejt magában, a számlatömb soha nem a megfelelő embernél van, és bizonyos cégméret felett egyszerűen ciki a kézzel kiállított számla.

Számlázóprogram – webről papírra is

Ilyenkor gondolkodik el az ügyvezető számlázóprogram bevezetésén és használatán. Ezek óriási számban és választékban kaphatók, a legkülönfélébb igényekre. A modern technológia azonban más megközelítést is lehetővé tesz: minek vesződni egy szoftver telepítésével és karbantartásával, ha ugyanazt a funkcionalitást bárhonnan elérhetjük, ahol van számítógép és internet, azaz bárhonnét számlázhatunk?

Márpedig könnyen elérhetjük, ugyanis számos számlázási szolgáltatást és szolgáltatót találhatunk a magyar interneten. Fontos hangsúlyozni, hogy nem mindegyik internetes számlázószolgáltatás kínálja valódi elektronikus számlák előállítását: nem egy esetben a hagyományos papír alapú számlák weben keresztül történő elkészítésére, tárolására és nyomtatására van csak lehetőség. A valódi e-számlázás – mivel ahhoz elektronikus aláírásra és időbélyegzőre is szükség van – már más minőséget képvisel. Végül a szolgáltatások harmadik köre a cégek meglévő számlázóprogramjait, esetleg webáruházát egészíti ki webes e-számlázási lehetőségekkel. Több szolgáltatónál mindhárom rendelkezésre áll.

Funkciók garmadája a számlázó rendszerben

A funkciók köre természetesen rendszerről rendszerre változik, és függ attól is, hogy a szolgáltatás ingyenesen vagy pénzért vehető igénybe. Ennek ellenére vannak olyan alapképességek, amelyek minden programban megtalálhatók.

Az csak természetes, hogy a számla kiállítójának adatait automatikusan feltünteti a rendszer; nem egy esetben (némi felárért) lehetőség van a számlakép egyedivé tételére, akár egy logó elhelyezésével, akár a teljes számlaformátum átalakításával. Az is alapfunkció, hogy az egyszer bevitt vevők és termékek adatait nem kell még egyszer bevinni: újabb számla kiállítása esetén ezeket listából lehet kiválasztani. Hasznos, ha minden partnernél egyedileg beállítható az alapértelmezett fizetési mód és határidő. Egy valamirevaló online rendszernek kezelnie kell tudni a sztornózást, a számlamásolást és a jóváírásokat.

Az ezeken felüli funkciók több esetben már csak előfizetésért érhetők el. Az értéknövelt szolgáltatások között lehet a vevő- és terméktörzskezelés, a külön megadható postázási cím (ami lehetővé teszi francia ablakos borítékokba helyezhető számlák nyomtatását), több deviza- és bankszámla kezelése, esetleg a tömeges számlagenerálás. Szintén nem minden program képes arra, hogy importállományt készítsen a számlákról különféle lekérdezési kritériumok alapján; ennek előnye, hogy az adatok könnyen átemelhetők a cégnél működő ügyviteli programokba.

E-számla is lehet

Némiképp bonyolultabb a szolgáltatási körkép az e-számlák kiállítása esetén. Ezekhez nem elég az internetkapcsolat, elektronikus aláírás is kell hozzájuk. Az aláírást adhatja a szolgáltató is (ezt teszi a Billzone.eu-t működtető N-Ware Kft. és a Számlaközpont.hu), de kérheti azt is, hogy az ügyfél szerezzen be ilyet (lásd a KBOSS Kft.-t a Számlázz.hu révén). Előbbi a felhasználók számára mindenképpen komoly anyagi és technikai könnyítés, de a partnereknél zavart okozhat, hogy nem a szállító által digitálisan aláírt számlát kapnak. Van viszont egy el nem hanyagolható körülmény: ilyen esetben a megbízott számlakibocsátóknak egyetemleges felelősséget kell vállalniuk a számlakibocsátás menetének helyességéért.

A szolgáltatók a rendszer biztonságáról nem szívesen nyilatkoznak, de többnyire jól védett szerverparkokban helyezik el a szolgáltatást nyújtó kiszolgálókat, amelyekhez saját munkatársaik is csak korlátozottan és szigorú szabályok alapján férnek hozzá. Az adatcsere is titkosított csatornákon zajlik, mint ahogy az adatokat is többnyire titkosítva tárolják.

***

Kapcsolódó Innováció és Üzletfejlesztés blog


Üzletfejlesztés, üzleti innováció blog >>>


Kapcsolódó Üzletfejlesztés és Üzleti innováció Portál cikk


Kockázatitőke-finanszírozás Jeremie-vel kkv-knak >>>


Üzletfejlesztés informatikai megoldásokkal – ELO Digital Office sajtóközlemény >>>


Marketing innováció – befellegzett a hagyományos marketing-gondolkodásnak? >>>


Integrált vállalatirányitási rendszer – nem a méret a lényeg >>>


Magyarország felé is nyit a Canovate csoport >>>


Hogyan tehetjük biztonságossá az online vásárlást és szerződéskötést? >>>


Üzletfejlesztés kiszervezéssel >>>


A gazdasági növekedés motorja az innováció >>>


***
Publikáló: Üzletfejlesztési és Üzleti innovációs Portál, dátum: 2010. július 09., Forrás: IT Business